क्या होगा यदि आपके उत्पादकता उपकरण आपको कम उत्पादक बना रहे हैं?

का सबसे पुराना ज्ञात रूप करने के लिए सूची था 1791 में बेंजामिन फ्रैंकलिन द्वारा दर्ज किया गया. सूचियाँ अभी भी लोकप्रिय हैं, लेकिन डिजिटल उत्पादकता उपकरण तेजी से महत्वपूर्ण होते जा रहे हैं। Google कैलेंडर के अतिरिक्त, आप स्लैक का उपयोग कर सकते हैं, ज़ूमट्रेलो, आसन, या जीरा आपके कार्य-प्रबंधन प्रणाली के भाग के रूप में।

इसके अलावा, कई उत्पादकता उपकरण इसके लिए सुविधाएँ प्रदान करते हैं व्यवहार की निगरानी और मीट्रिक एकत्र करना प्रदर्शन में सुधार करने के लिए, जिसमें शामिल हैं:

  • समय का देखभाल
  • परियोजना प्रबंधन
  • प्रतिनिधि मंडल
  • स्वचालन
  • उपयोगकर्ता व्यवहार विश्लेषण
  • कीस्ट्रोक लॉगिंग

इसके अतिरिक्त, उत्पादकता में सुधार के लिए AI और मशीन लर्निंग का उपयोग किया जा रहा है। उदाहरण के तौर पर लीजिए, पंचांग. यह आपकी अगली मीटिंग को शेड्यूल करने के बारे में बुद्धिमान सुझाव देने के लिए पिछले डेटा का विश्लेषण करने के लिए मशीन लर्निंग का उपयोग करता है। कैलेंडर यह भी बताता है कि किसे और कहां आमंत्रित करना है।

संक्षेप में, ये उपकरण निश्चित रूप से एक उद्देश्य की पूर्ति करते हैं।

और, इससे भी बेहतर, वे फायदे से भरे हुए हैं। मुख्य रूप से तथ्य यह है कि ये उपकरण समय और परियोजना प्रबंधन में सहायता कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, टाइम ट्रैकिंग टूल या कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर यह देख सकता है कि आप या आपकी टीम कब और कहां कीमती समय बर्बाद कर रहे हैं। यह जानने से मदद मिल सकती है ध्यान भटकाने से रोकें और अधिक यथार्थवादी कार्यक्रम बनाएं।

नतीजतन, इसमें कम तनाव शामिल है। उस पर विचार करें 70% कर्मचारी काम के तनाव को लेकर चिंतित हैं. इसलिए हमारे पास नौकरी पर जीवन के तनाव हैं जो उत्पादकता में कटौती कर सकते हैं। इसके अलावा, यह कार्य-जीवन संतुलन प्राप्त करने में मदद कर सकता है। और हमेशा दिमाग से ऊपर नहीं होने पर, यह उत्पादकता, मनोबल और जुड़ाव को बढ़ा सकता है।

लेकिन वह सब नहीं है। ये उपकरण कर्मचारियों के सहयोग से लेकर ग्राहकों के लिए अनुमान बनाने तक हर चीज में मदद कर सकते हैं। तो इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि वैश्विक उत्पादकता प्रबंधन प्रणाली बाजार था 2021 में 47.33 बिलियन अमरीकी डॉलर का मूल्य. और 2022 और 2030 के बीच 13.8% की चक्रवृद्धि वार्षिक वृद्धि दर (CAGR) से बढ़ने की उम्मीद है।

लेकिन, जैसा कि जीवन में सभी चीजों के साथ होता है, किसी भी चीज की अति हानिकारक हो सकती है। और यह निस्संदेह उत्पादकता उपकरणों के साथ सच है। ये उपकरण वास्तव में आपको कम उत्पादक बना सकते हैं।

उत्पादकता के लिए उपकरण आपके लिए अपना काम करने के लिए नहीं हैं।

अधिकांश उत्पादकता उपकरण वादे के अनुसार करते हैं। एक उदाहरण के रूप में टोडिस्ट को लें। Todoist में, आप अपने कार्यों को प्रोजेक्ट द्वारा व्यवस्थित कर सकते हैं और उन्हें रिकॉर्ड कर सकते हैं। इसे एक उन्नत टू-डू सूची के रूप में सोचें। अपने स्वयं के कार्यों को रिकॉर्ड करने और व्यवस्थित करने के अलावा, ऐप आपको दूसरों के साथ कार्यों को साझा करने और असाइन करने देता है।

यहाँ बात है, यद्यपि। ऐप आपके लिए एक टू-डू सूची तैयार नहीं करेगा। यह आप पर है। यह एक चमकदार, नया कुकवेयर सेट खरीदकर अपने खाना पकाने के खेल को आगे बढ़ाने जैसा है। भले ही आपके पास सभी सही उपकरण हों, लेकिन भोजन स्वयं नहीं बनने वाला है।

उत्पादकता उपकरण उपकरण से भरी रसोई की तरह हैं, लेकिन यह नहीं जानते कि उनका उपयोग कैसे किया जाए। दूसरे शब्दों में, यदि आपके पास नहीं है प्रेरणा और उत्पादक होने का दृढ़ संकल्प, तो कोई उपकरण (या) ऐप नहीं है जो आपकी मदद कर सके।

उपकरणों की खोज अनुत्पादक है।

आपको उत्पादक बनाने के लिए कोई ऐप या टूल खोज रहे हैं? उसके लिए एक ऐप है। भले ही विभिन्न विकल्प होने पर छींकने के लिए कुछ भी नहीं है, लेकिन सही को ढूंढना और बसना चुनौतीपूर्ण हो सकता है।

इसके अलावा, प्रीमियम सुविधाओं वाले टूल चीजों को और अधिक चुनौतीपूर्ण बनाते हैं। क्यों? यह तय करना असंभव है कि किसी ऐप को उसके द्वारा ऑफ़र की जाने वाली निःशुल्क सुविधाओं के आधार पर उपयोग किया जाए या नहीं।

इसके अलावा, बेहतर उत्पादकता साधनों की खोज आपको चुनने के लिए कई विकल्पों के साथ छोड़ देगी, जो भारी हो सकती है। और आप उनमें से किसी से भी संतुष्ट नहीं हो सकते हैं।

शोध करना ने पाया है कि जब लोगों के पास बहुत अधिक विकल्प होते हैं, तो वे असंतुष्ट हो जाते हैं और अपने निर्णयों पर अधिक पछताते हैं। इसलिए, उत्पादकता उत्पादों की तलाश में बहुत अधिक समय व्यतीत करना आपकी उत्पादकता और खुशी के लिए हानिकारक है।

कुछ उपकरणों के लिए सीखने की अवस्था हो सकती है।

क्या आपने कभी नया बोर्ड गेम खरीदा है? दुर्भाग्य से, इनमें से कुछ खेल इतने विस्तृत हो सकते हैं कि नियमों का एक जटिल सेट उनके साथ हो जाता है। नतीजतन, आप वास्तव में खेल खेलने के बजाय नियमों को सीखने में अपनी अधिकांश खेल रात बिता सकते हैं।

यह नए उत्पादकता उपकरणों के साथ भी ऐसा ही हो सकता है। उन्हें अभ्यस्त होने में बहुत समय लग सकता है – विशेष रूप से विभिन्न यूजर इंटरफेस के साथ अधिक जटिल अनुप्रयोगों के लिए। इस प्रकार, यह संभव है कि किसी नए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना सीखने में वास्तव में इसका उपयोग करने की तुलना में अधिक समय और ऊर्जा लगे।

काम से संबंधित विकर्षण।

में गोटो द्वारा किया गया एक अध्ययन, 54% उत्तरदाताओं ने एक बार में पांच अलग-अलग कंप्यूटर प्रोग्रामों का उपयोग करने की सूचना दी। उदाहरण के लिए, देश भर में एक क्लाइंट के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंस कॉल के दौरान, एक कर्मचारी एक ईमेल लिख सकता है, कपड़ों की खरीदारी कर सकता है, अपने महत्वपूर्ण दूसरे को टेक्स्ट कर सकता है और एक मीटिंग शेड्यूल कर सकता है।

आगे, उदमी ने 2018 में रिपोर्ट की मिलेनियल्स/जेन जेड के 36% लोग व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए अपने फोन पर प्रतिदिन दो घंटे से अधिक समय बिताते हैं। इसके अलावा, आसन के एनाटॉमी ऑफ वर्क इंडेक्स 2021 के अनुसार, अमेरिकी कर्मचारी रोजाना औसतन 30 बार 13 आवेदनों के बीच स्विच करते हैं।

हालांकि यह काफी निर्दोष लग सकता है, उत्पादकता उपकरणों के बीच उछलना सिर्फ विचलित करने वाला नहीं है। यह आपकी ऊर्जा को भी खत्म करता है। इसे “संदर्भ-स्विचिंग” कहा जाता है। और, यह प्रति सप्ताह पांच घंटे खोने के लिए जिम्मेदार है।

दूसरे शब्दों में, कई उपकरण बहुत समय लेते हैं। लेकिन, आइए अधिक विशिष्ट हों।

कंपनियां चाहती हैं कि उनकी टीमों के पास काम को कुशलतापूर्वक करने के लिए सर्वोत्तम सहयोग उपकरण, ऐप्स और डिवाइस हों। इस कारण से, अधिकांश कार्यस्थल कर्मचारियों को विभिन्न आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विशेष उपकरण प्रदान करते हैं, जैसे संदेश, सम्मेलन कॉल, परियोजना सहयोग, आदि।

हर उपकरण की वास्तव में एक भूमिका होती है। हालाँकि, कर्मचारी अपनी बर्बादी कर सकते हैं मूल्यवान समय. दोबारा, ऐसा इसलिए है क्योंकि वे बहुत सारे कार्यक्रमों के बीच स्विच कर रहे हैं, बिल योग्य घंटों को रिकॉर्ड करना भूल गए हैं, या ग्राहकों से गायब संदेश अगर उन्हें बहुत सारे कार्यक्रमों में लॉग ऑन करना है।

बहुत सारी गलतियाँ की जा रही हैं।

पिछले बिंदु की निरंतरता में, कर्मचारी रिश्ते-हानिकारक गलतियां कर रहे हैं। कारण बाधाओं और बहु-मोडल के कारण है बहु कार्यण उपर्युक्त। गोटो अध्ययन के अनुसार, विचलित होने के कारण 57% उत्तरदाताओं ने गलत व्यक्ति को ईमेल भेजा है। साथ ही, 33% ने तैयार होने से पहले एक ईमेल या चैट भेजा, और 23% ने चैट में किसी के बारे में बुरी तरह से बात की।

बहुत ज्यादा जानकारी।

लंदन विश्वविद्यालय के बर्कबेक में संगठनात्मक मनोविज्ञान के प्रोफेसर अल्मुथ मैकडॉवाल ने कहा, “हमारा जीवन और कार्य तेजी से डिजिटल हो रहे हैं।” बीबीसी. “लेकिन यह एक जटिल दुनिया है, और वहाँ एक है बहुत ज्यादा जानकारी. अच्छी तरह से इस्तेमाल किए जाने वाले अच्छे ऐप्स, इस पर बातचीत करने में हमारी मदद कर सकते हैं। लेकिन अभी भी एक सवाल है कि क्या हम वास्तव में अधिक उत्पादक बनने में रुचि रखते हैं, या बस ‘प्रभावी दिखने के लिए और अधिक करना’।

डेटा के अनुसार, कर्मचारी निश्चित रूप से सॉफ़्टवेयर अधिभार का अनुभव कर रहे हैं। 2018 में किए गए एक अध्ययन के अनुसार, ऑपरेशनल सपोर्ट वर्कर एक दिन के दौरान 1,100 से अधिक बार 35 अलग-अलग एप्लिकेशन के बीच स्विच करते हैं। अधिकांश उच्च औद्योगिक देशों में, ऐप्स और टूल की प्रचुरता के बावजूद उत्पादकता घट रही है, जबकि बर्नआउट बढ़ रहा है।

“साक्ष्य बताते हैं कि काम के घंटे और समय जो हम ऑनलाइन मीटिंग में बिताते हैं, वह बढ़ रहा है, इसलिए हो सकता है कि हम अधिक मेहनत कर रहे हों, होशियार नहीं,” मैकडॉवाल का सुझाव है। “हम अपने उत्पादन की गुणवत्ता के प्रबंधन में बेहतर क्यों नहीं हो रहे हैं?”

कई जगह ऐसे हैं जहां काम हो रहा है।

ऐप या टूल ओवरलोड की एक और समस्या? चारों ओर बहुत सारी जानकारी बिखरी हुई है, जिससे इसे खोजना मुश्किल हो जाता है।

के अनुसार कैटलॉग और कॉर्नेल विश्वविद्यालय अनुसंधान, 54% लोगों को ऐप्स के साथ जानकारी प्राप्त करना कठिन लगता है। अन्य 43% संचार माध्यमों और उपकरणों को लगातार बदलते हुए थक चुके हैं।

दूसरे शब्दों में, आप के कारण उत्पादकता खो सकते हैं नए उपकरण जोड़ना अपने कार्यक्षेत्र के लिए।

कौशल किसी भी चीज से ज्यादा महत्वपूर्ण हैं।

“एक कंपनी नवीनतम उत्पादकता सॉफ्टवेयर में निवेश कर सकती है,” आयटेकिन टैंक, संस्थापक और सीईओ लिखते हैं जोतफॉर्म. “इसे शीर्ष तकनीकी प्रशिक्षण के साथ रोल आउट करें। और हाँ, इसके कर्मचारी ज़बरदस्त हो जाएंगे… सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर।” हालांकि, इससे हमेशा उत्पादकता में वृद्धि नहीं होगी।

व्यक्तिगत उत्पादकता अलग नहीं है। “दुनिया में सबसे चतुर ऐप कोई फर्क नहीं पड़ता अगर आपके पास इसका समर्थन करने के लिए मौजूदा ढांचा नहीं है,” वे कहते हैं।

“आपको यह जानना होगा कि कहां टैप करना है।”

सबसे पहले, कार्यप्रणाली पर विचार करें। फिर, टैंक कहते हैं, आप तय कर सकते हैं कि आपको किन उपकरणों की आवश्यकता है – यदि कोई हो।

आप यह पता लगा सकते हैं कि आपके वर्कफ़्लो में छेद कहाँ हैं, इसे इसकी नंगे आवश्यक चीजों से अलग करके। उदाहरण के लिए, निम्न कार्यनीतियां यह सोचने के बजाय सहायक हो सकती हैं कि कौन सा उत्पादकता ऐप या टूल डाउनलोड करना है:

  • कम करना। मनुष्य समय का अनुमान लगाने में महान नहीं हैं। ऐसे में खुद को ज्यादा समय न दें बल्कि कम दें। इस तरह, आप अत्यावश्यक और भराव कार्यों के बीच अंतर कर सकते हैं।
  • आकलन। यूयदि आप के साथ काम करते हैं तो आप सबसे अधिक सतर्क और उत्पादक होंगे आपकी बॉडी क्लॉक. एक बार जब आप एक लय प्राप्त कर लेते हैं, तो समय पर, अत्यधिक केंद्रित स्प्रिंट में काम करें। इस दृष्टिकोण से अपनी प्रगति को ट्रैक करना और सीमाएं निर्धारित करना भी आसान हो जाएगा।
  • हटाना। के बजाय कभी न खत्म होने वाली टू-डू सूची होने के कारण, केवल उन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करें जिनका सबसे अधिक प्रभाव पड़ेगा।

जब उत्पादकता की बात आती है, कोई जादू की गोली नहीं है,” टैंक कहते हैं। “नवीनतम टूल या ऐप केवल वही बढ़ाएगा जो पहले से मौजूद है, यही कारण है कि आपको एक अच्छी तरह से तेल वाली प्रणाली बनाने की आवश्यकता है।”

कैलेंडर पर सबसे पहले प्रकाशित। यहां पढ़ें.

फीचर्ड इमेज क्रेडिट: कैनवा स्टूडियो द्वारा फोटो; पेक्सल्स; आपको धन्यवाद!

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