इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना आसान बनाने के 12 तरीके

क्या आप अभी तक ई-हस्ताक्षर वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग कर रहे हैं? यदि नहीं, तो शायद यह शुरू करने का समय है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एक गेम-चेंजर रहे हैं कई व्यवसायों के लिए, और वे आपके लिए भी एक हो सकते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया में तेजी लाएं उन पार्टियों के लिए जो व्यक्तिगत रूप से नहीं मिल सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने से सुरक्षा की एक और परत भी बन जाती है क्योंकि मेल में संवेदनशील जानकारी के गुम होने की कोई संभावना नहीं होती है।

ई-हस्ताक्षर दो प्रकार के होते हैं: इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और डिजिटल हस्ताक्षर। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर इलेक्ट्रॉनिक रूप में आपके औसत हस्ताक्षर हैं। एडोब के अनुसार, डिजिटल हस्ताक्षर, हस्ताक्षरकर्ता की पहचान को सत्यापित करने के लिए एक प्रमाणपत्र प्राधिकरण का उपयोग करते हैं और एन्क्रिप्शन का उपयोग करके हस्ताक्षर और प्रमाणपत्र को एक साथ बांधते हैं।

चाहे आपको एन्क्रिप्टेड प्रमाणपत्र का उपयोग करके डिजिटल हस्ताक्षर को बाध्य करने की आवश्यकता हो, या आप इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ ठीक हैं, यहां डिजिटल दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना आसान बनाने के 12 तरीके दिए गए हैं।

बॉक्स, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर
बॉक्स, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर छवि क्रेडिट; पेक्सल्स; शुक्रिया!

1. बॉक्स से साइन फीचर का उपयोग करें।

सभी बेहतरीन टेक कंपनियों की तरह, बॉक्स में एक ई-हस्ताक्षर आवेदन है जो डिजिटल दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना आसान बनाता है। यह विशेष एप्लिकेशन बॉक्स का मूल निवासी है, इसलिए यदि आपके पास खाता है तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं।

बॉक्स साइन आपके दस्तावेज़ों के लिए एक सहज हस्ताक्षर अनुभव बनाता है जो पूरी तरह से क्लाउड में प्रबंधित होते हैं। अपने दस्तावेज़ अपलोड करें, अपने क्लाइंट को लिंक भेजें, और वे आपके खाते के अंदर ही हस्ताक्षर कर सकते हैं।

किसी को भी इस पर हस्ताक्षर करने के लिए दस्तावेज़ डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है, जो बॉक्स साइन को अंतिम ई-हस्ताक्षर समाधान बनाता है। जब किसी दस्तावेज़ को हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, तो यह दिखाने के लिए कि एक हस्ताक्षर का अनुरोध किया गया है, मार्जिन में एक नोट प्रदर्शित किया जाएगा। एक बार दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर हो जाने के बाद, आपको सूचित करने के लिए हाशिये में एक और संदेश दिखाई देगा।

Box क्लाउड में महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और प्रबंधित करना आसान बनाता है, लेकिन आप अपनी वेबसाइट पर Box Sign का उपयोग भी कर सकते हैं। एपीआई के साथ, आप बॉक्स साइन को अपनी साइट में एम्बेड कर सकते हैं और अपने मालिकाना अनुप्रयोगों के अंदर सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं।

2. जब भी संभव हो अपने ग्राहक के पसंदीदा हस्ताक्षर आवेदन का प्रयोग करें।

कभी-कभी ग्राहकों की मजबूत प्राथमिकताएं होती हैं जो एक परियोजना को बाधित करती हैं जब उन प्राथमिकताओं को सम्मानित नहीं किया जा सकता है। यदि आपके पास कोई क्लाइंट है जो आपके सामान्य ई-हस्ताक्षर एप्लिकेशन का उपयोग नहीं कर सकता है या नहीं, तो उनसे पूछें कि वे क्या पसंद करेंगे।

किसी अन्य एप्लिकेशन में हस्ताक्षर करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करने में समय लगेगा, लेकिन यदि हस्ताक्षर प्राप्त करने का यही एकमात्र तरीका है, तो यह वास्तव में प्रक्रिया को गति दे सकता है।

हालांकि, आपको चुनिंदा ग्राहकों को पूरा नहीं करना चाहिए। अगर कोई मुफ्त एप्लिकेशन डाउनलोड करने और उसका पता लगाने में सक्षम है, तो अपने आलस्य की भरपाई के लिए खुद को अधिक काम न दें।

3. हस्ताक्षर करने के लिए सभी दस्तावेज एक साथ भेजें।

आपके लिए आवश्यक सभी हस्ताक्षर प्राप्त करने का सबसे तेज़ तरीका है कि आप अपने सभी दस्तावेज़ एक ही बार में भेज दें। फिर, प्रवाह में रहने के दौरान लोगों से हर चीज़ पर हस्ताक्षर करने को कहें। यदि आप एक-एक करके दस्तावेजों को छलते हैं, तो दूसरा पक्ष हस्ताक्षर करने और विलंब करने से थक सकता है।

4. आवश्यक हस्ताक्षरों की संख्या को कम करने के लिए दस्तावेजों को संक्षिप्त करें।

कुछ दस्तावेजों को संघनित नहीं किया जा सकता है, लेकिन यदि आपके पास उनमें से एक श्रृंखला है जिसे एक हस्ताक्षर प्राप्त करने के लिए एक साथ बंडल किया जा सकता है, तो इससे चीजें आसान हो जाएंगी।

5. एडोब रीडर का प्रयोग करें।

अधिकांश लोगों के कंप्यूटर पर पहले से ही Adobe Reader है। इसके अलावा, Adobe Reader a . के साथ आता है मुफ्त ई-हस्ताक्षर आवेदन.

यदि आप बॉक्स साइन जैसे तेज़ समाधानों का उपयोग नहीं कर सकते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एकत्र करने के लिए Adobe Reader से समझौता करें। आपको क्लाउड में दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की सुविधा नहीं मिलेगी, लेकिन कुछ क्लाइंट के लिए, यह ठीक है।

6. एक त्वरित वीडियो ट्यूटोरियल बनाएं जो आप ग्राहकों को दे सकते हैं।

जब लोग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए संघर्ष करते हैं, तो कभी-कभी उन्हें एक अच्छे दृश्य पाठ की आवश्यकता होती है कि यह कैसे किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप अक्सर किसी विशिष्ट एप्लिकेशन के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करते हैं, तो एक त्वरित वीडियो ट्यूटोरियल बनाएं जो लोगों को निर्देश देता है कि आपके दस्तावेज़ों पर कैसे और कहाँ हस्ताक्षर करें।

यदि आपके पास अपना वीडियो बनाने का समय नहीं है, तो आप शायद YouTube पर एक मौजूदा ट्यूटोरियल ढूंढ सकते हैं।

7. उन अनुप्रयोगों का उपयोग न करें जो उपयोगकर्ता के अनुकूल नहीं हैं।

इन सबसे ऊपर, उपयोगकर्ता के अनुकूल ई-हस्ताक्षर एप्लिकेशन बहुत जरूरी हैं। अगर लोगों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से अपने दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने में परेशानी होती है, तो वे छोड़ सकते हैं। एक साधारण तकनीकी चुनौती पर अनुबंध खोने का जोखिम न लें।

8. सुनिश्चित करें कि आपका ई-हस्ताक्षर एप्लिकेशन मोबाइल के अनुकूल है।

आंकड़ों के मुताबिक दुनियाभर में 6.4 अरब लोग स्मार्टफोन का इस्तेमाल करते हैं। इसके अलावा, बहुत से लोग व्यवसाय करते हैं केवल मोबाइल उपकरणों से, स्मार्टफोन और टैबलेट सहित। तो संभावना है, लोग मोबाइल डिवाइस से आपके दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर कर रहे होंगे।

यदि आप किसी से आपके दस्तावेज़ों पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करने की अपेक्षा करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका दस्तावेज़ और हस्ताक्षर प्रक्रिया मोबाइल के अनुकूल है।

9. बैकअप के रूप में मेल के माध्यम से कागजी दस्तावेज भेजें।

आपके साथ काम करने वाले सभी लोग इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ बोर्ड पर नहीं आएंगे। कभी-कभी लोग इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर नहीं कर पाते हैं, या प्रक्रिया उन्हें भ्रमित करती है। इसलिए अपने दस्तावेज़ों की एक पेपर कॉपी मेल के माध्यम से पूछने वाले किसी भी व्यक्ति को भेजने के लिए तैयार रहें।

10. हस्ताक्षर और आद्याक्षर के लिए सभी क्षेत्रों को चिह्नित करें।

चाहे आप कागजी दस्तावेजों या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का उपयोग कर रहे हों, हस्ताक्षर और आद्याक्षर के लिए निर्दिष्ट सभी क्षेत्रों को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें। अगर कोई सही जगह पर साइन इन नहीं करता है या आद्याक्षर के लिए स्पॉट छूट जाता है तो आपकी पूरी प्रक्रिया धीमी हो जाएगी।

यदि आप किसी व्यक्ति को अनेक पृष्ठों वाला एक बड़ा दस्तावेज़ भेज रहे हैं, तो हो सकता है कि आप अपने हस्ताक्षर फ़ील्ड को क्रमांकित करना चाहें। प्रत्येक फ़ील्ड में संख्याएँ जोड़ने से कुछ लोगों को सभी आवश्यक हस्ताक्षर पूरे करने में मदद मिलेगी।

उदाहरण के लिए, मान लें कि किसी ने अभी-अभी हस्ताक्षर #3 पर हस्ताक्षर किए हैं और पृष्ठ को चालू कर दिया है। यदि अगला पृष्ठ हस्ताक्षर #5 दिखाता है, तो उन्हें पता चल जाएगा कि उन्होंने एक को छोड़ दिया है।

तार्किक रूप से, यह स्पष्ट होना चाहिए कि कोई पृष्ठ छोड़ देता है क्योंकि प्रतिलिपि संदर्भ से बाहर पढ़ जाएगी। हालाँकि, बहुत से लोग हस्ताक्षर करने से पहले दस्तावेज़ नहीं पढ़ते हैं। यह कागजी दस्तावेजों और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों दोनों पर लागू होता है क्योंकि लोग कभी-कभी दस्तावेजों को जल्दी से स्क्रॉल करते हैं।

12. पीडीएफ फाइलों का विशेष रूप से उपयोग करें।

Microsoft Word दस्तावेज़ों या किसी अन्य वर्ड-प्रोसेसिंग फ़ाइल पर हस्ताक्षर का अनुरोध न करें। आप MS Word में अपने अनुबंध बना सकते हैं, लेकिन हस्ताक्षर के लिए भेजने से पहले आपको फ़ाइल को PDF के रूप में सहेजना होगा।

एक कारण है कि पेशेवर संगठन अनुबंधों के लिए पीडीएफ फाइलों का उपयोग करते हैं। वे हस्ताक्षर स्वीकार करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। एक बार जब आप अपना पीडीएफ संस्करण बना लेते हैं, तो आप अपनी इच्छानुसार कहीं भी हस्ताक्षर तत्व जोड़ सकते हैं। Word दस्तावेज़ उस तरह से काम नहीं करते हैं।

बोनस टिप: दस्तावेजों को वापस करने की समय सीमा हमेशा शामिल करें।

समय के प्रति संवेदनशील दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने और समय पर वापस करने की आवश्यकता है, इसलिए एक समय सीमा शामिल करें। हालाँकि, आप उन दस्तावेज़ों के लिए एक समय सीमा निर्धारित करना चाह सकते हैं जो समय के प्रति संवेदनशील नहीं हैं।

समय सीमा के बिना, लोग चीजों को टाल देते हैं और भूल जाते हैं। इसलिए, हर चीज के लिए समय सीमा निर्धारित करना एक उच्च-स्तरीय व्यावसायिक रणनीति है।

कई कंपनियां विफल हो जाती हैं क्योंकि वे किसी भी चीज के लिए समय सीमा के साथ काम नहीं करती हैं। या वे समय सीमा निर्धारित करते हैं लेकिन लगातार उन्हें फ्लेक्स करते हैं।

लोगों को इतनी छूट न दें। एक समय सीमा निर्धारित करें और देर से वितरण के परिणामों की व्याख्या करें। उदाहरण के लिए, देर से लौटने वाले दस्तावेज़ परियोजना के प्रारंभ समय को एक सप्ताह पीछे सेट कर सकते हैं।

यदि आप एक तंग जहाज चला रहे हैं, तो आप उन लोगों के साथ अनुबंध रद्द करना चुन सकते हैं जो उचित समय के भीतर दस्तावेज़ वापस नहीं करते हैं-उदाहरण के लिए, समय सीमा के एक महीने बाद दस्तावेज़ वापस करना भविष्य के व्यवसाय करने के लिए एक बुरा संकेत है। कोई व्यक्ति।

हालांकि, यह समझ में आता है कि अगर किसी को अपने वकील के साथ दस्तावेज़ पर जाने के लिए अतिरिक्त समय की आवश्यकता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे जानते हैं कि वे क्या हस्ताक्षर कर रहे हैं – जब तक वे आपसे इसके बारे में संवाद करते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं।

अब जब आप अपने पीडीएफ दस्तावेज़ों पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करना आसान बनाने के लिए सभी तरकीबें जानते हैं, तो आपको आश्चर्य होता है कि क्या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं। इसका जवाब है हाँ।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से किया गया है 2000 से संघीय स्तर पर बाध्यकारी, जब ESIGN कानून पारित किया गया था। हालाँकि, कुछ दस्तावेज़ों पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर नहीं किए जा सकते हैं; उनमें वसीयत, वसीयतनामा ट्रस्ट, परिवार कानून के दस्तावेज, अदालती दस्तावेज, बीमा पॉलिसी रद्द करना, उत्पाद वापस लेना और कई अन्य शामिल हैं।

ई-हस्ताक्षर जीवन को आसान बनाते हैं।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपको किस तरह के अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का उपयोग करने से जीवन आसान हो जाएगा। चाहे आप एक निगम हों या एक एकल व्यवसायी, जब आप भौतिक हस्ताक्षरों से इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों पर स्विच करते हैं, तो आपका व्यवसाय बेहतर ढंग से प्रवाहित होगा।

छवि क्रेडिट: एनर्जेपिकडॉटकॉम; पेक्सल्स; शुक्रिया!

दीना रिची

दीना रिची

ReadWrite में प्रबंध संपादक

डीनना रीडराइट में प्रबंध संपादक हैं। इससे पहले उन्होंने स्टार्टअप ग्राइंड के लिए प्रधान संपादक के रूप में काम किया और सामग्री प्रबंधन और सामग्री विकास में 20+ से अधिक वर्षों का अनुभव है।

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