आंतरिक टीम संचार में सुधार कैसे करें

आपके आंतरिक टीम संचार की गुणवत्ता और निरंतरता में यह शक्ति है अपना व्यवसाय बदलें बेहतर या बदतर के लिए। अधिक तरल, स्पष्ट रूप से बातचीत के साथ, आपकी टीम के सदस्य अधिक प्रभावी ढंग से सहयोग करेंगे और समग्र उत्पादकता में सुधार करेंगे। समय, वाक्यांशों और स्पष्टता में चूक के साथ, आपका पूरा ऑपरेशन ध्वस्त हो सकता है।

तो आप क्या कदम उठा सकते हैं आंतरिक टीम संचार में सुधार?

संभावित समस्याओं का निदान करें

संभावित समस्याओं का निदान करने के लिए आपको सबसे पहले जो करना चाहिए वह है।

क्या आपने देखा है कि आपके संगठन में कुछ भी गलत हो रहा है जिसे संचार अक्षमता के रूप में देखा जा सकता है? क्या कोई मापने योग्य मीट्रिक है जो किसी विशिष्ट प्रकार की संचार समस्या के कारण बंद हो गया है? यदि ऐसा है, तो आपके पास जो भी समस्या है, उसके लिए विशिष्ट सुधारों को लागू करने का यह आपका मौका है।

उदाहरण के लिए, यदि आपने देखा है a ग्राहक मंथन में वृद्धियह एक संकेत हो सकता है कि आपके ग्राहक सेवा एजेंट अपनी जिम्मेदारियों के बारे में स्पष्ट नहीं हैं या वे ग्राहक सहायता संचार को पर्याप्त तरीके से नहीं संभाल रहे हैं।

अपनी स्क्रिप्ट, एसओपी, टीम मीटिंग प्रोटोकॉल और अन्य ग्राहक सेवा विभाग के आंतरिक संचार पर दोबारा गौर करने से समस्या को कम करने में मदद मिल सकती है।

मजबूत नेताओं की स्थापना करें

चाहे वह सचेत हो, बेहोश हो या दोनों का मिश्रण हो, लोग अपने नेताओं की शैली और दृष्टिकोण की नकल करते हैं।

तदनुसार, यह प्रभावी संचार के लिए एक मानक निर्धारित करने के लिए आपके पूरे संगठन में मजबूत नेतृत्व स्थापित करने के लिए भुगतान करता है। यदि आपके नेता लगातार संवाद करते हैं, और वे स्पष्ट, संक्षिप्त तरीके से संवाद करते हैं, तो वे एक शक्तिशाली उदाहरण स्थापित करेंगे जिसका आपके बाकी सभी कर्मचारी अनुसरण कर सकते हैं।

दो दृष्टिकोण हैं जो यहां आपकी सहायता कर सकते हैं।

  • सबसे पहले, आप पदोन्नति पर विचार करते समय और नए नेतृत्व उम्मीदवारों को भर्ती करते समय प्रभावी संचारकों को प्राथमिकता दे सकते हैं। यदि कोई लगातार स्पष्टता और केंद्रित संदेश प्रदान करता है, तो उसके पास कम प्रभावी समकक्ष की तुलना में नेतृत्व की स्थिति में आने का बेहतर मौका होना चाहिए।
  • दूसरा, आप अपने मौजूदा नेताओं को अधिक प्रशिक्षण और शिक्षा प्रदान कर सकते हैं। संचार पाठ्यक्रम और सेमिनार, जानबूझकर अभ्यास के साथ, लगभग किसी को भी एक प्रभावी संचारक में बदल सकते हैं।

एकाधिक संचार चैनल बनाएं (और उनका उचित उपयोग करें)

कई अलग-अलग संचार चैनलों का उपयोग करें। विभिन्न संचार चैनल विभिन्न शक्तियों और कमजोरियों की पेशकश करते हैं, और बेहतर संचार के लिए विभिन्न संदर्भों में इसका उपयोग किया जा सकता है।

यदि ये सभी उपकरण आपके कर्मचारियों के लिए उपलब्ध हैं, और वे जानते हैं कि प्रत्येक को अपनी पूरी क्षमता से कैसे उपयोग करना है, तो आपके आंतरिक संचार बहुत मजबूत होने जा रहे हैं।

डिजिटल साइनेज

डिजिटल साइनेज सॉफ़्टवेयर की सहायता से, आप लगभग किसी भी प्रकार के दृश्य या पाठ को प्रदर्शित कर सकते हैं – और आप अपने डिजिटल संकेतों पर विभिन्न संदेशों के माध्यम से घुमा सकते हैं। पूरे कार्यालय में, आपकी स्क्रीन लगातार अनुस्मारक, वर्तमान परिस्थितियों की सलाह, निर्देश, अपडेट और बहुत कुछ प्रदान कर सकती हैं। कार्यस्थल पर सभी को एक ही पृष्ठ पर लाने का यह एक आसान तरीका है।

ईमेल

ईमेल कार्यस्थल संचार के सबसे सामान्य रूपों में से एक है क्योंकि यह स्थायी, तत्काल और लिखित है। हालांकि, यह चल रहे संवाद के लिए सबसे अच्छा मंच नहीं है, न ही यह जटिल विचारों को व्यक्त करने के लिए आदर्श है।

बात करना

चैट प्लेटफ़ॉर्म त्वरित प्रश्न पूछना और पारस्परिक संवाद का आनंद लेना आसान बनाते हैं, लेकिन वे विचलित करने वाले भी हो सकते हैं। कोई भी व्यक्ति पूरे दिन चैट में नहीं आना चाहता, लेकिन जब आप इसका पूरी तरह से उपयोग करते हैं तो यह एक प्रभावी संचार उपकरण है।

कॉल/वीडियो कॉन्फ़्रेंस

कॉल और वीडियो कॉन्फ्रेंस कई अलग-अलग लोगों के साथ तालमेल बिठाने और जटिल संवाद रखने के लिए अच्छे हैं। हालाँकि, वे समय लेने वाले होते हैं, और यदि आपके पास बहुत अधिक प्रतिभागी हैं तो वे जल्दी से पटरी से उतर सकते हैं। उन्हें संयम से और जानबूझकर इस्तेमाल किया जाना चाहिए।

सामाजिक मीडिया

आपकी आंतरिक संचार रणनीति में भी सोशल मीडिया का स्थान है। जब सही तरीके से उपयोग किया जाता है, तो यह आपके कर्मचारियों के बीच मजबूत बंधन की सुविधा प्रदान कर सकता है और किसी तक पहुंचने का एक अनौपचारिक, आसान तरीका प्रदान कर सकता है।

परियोजना और कार्य प्रबंधन के लिए लगातार कार्यप्रवाह बनाएँ

लोगों को उच्च-स्तरीय परियोजनाओं और निम्न-स्तरीय कार्यों के बारे में कैसे संवाद करना चाहिए?

उदाहरण के लिए, क्या कोई टेम्प्लेट है जिसका उपयोग आप किसी प्रोजेक्ट का वर्णन करने के लिए कर सकते हैं? एक परियोजना के विवरण के बारे में संवाद करने के लिए कौन जिम्मेदार है? जब कोई कर्मचारी किसी कार्य को पूरा करता है, तो उसे कार्य पूर्ण होने के बारे में क्या जानकारी देनी चाहिए?

यदि आपके पास परियोजना और कार्य प्रबंधन के लिए स्पष्ट कार्यप्रवाह और प्रोटोकॉल नहीं हैं, तो यह जल्दी ही अराजकता में बदल जाएगा, क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति समूह में अपनी शैली और दृष्टिकोण लाएगा।

एक सुसंगत प्रक्रिया के लिए प्रयास करें जिसका पालन हर कोई कर सके।

जहाज पर और अपने नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें

ऑनबोर्डिंग और प्रशिक्षण प्रभावी आंतरिक संचार के मूल सिद्धांतों के बारे में कर्मचारियों को सिखाने का एक महत्वपूर्ण अवसर है।

उम्मीदें निर्धारित करें कि उन्हें कब और कैसे संवाद करना चाहिए और संघर्ष करने वाले किसी भी नए कर्मचारियों को अतिरिक्त शिक्षा और प्रशिक्षण प्रदान करने पर विचार करें।

टीम-बिल्डिंग इवेंट्स का उपयोग करें

टीम-बिल्डिंग इवेंट आपके कर्मचारियों के बीच संचार कौशल में सुधार करने का एक शानदार अवसर है।

इन आयोजनों के दौरान, कर्मचारियों को आमतौर पर किसी प्रकार की प्रतिस्पर्धी या सहयोगी चुनौती का काम सौंपा जाता है जिसके लिए उन्हें सफल होने के लिए एक दूसरे के साथ संवाद करने की आवश्यकता होती है। यह उत्कृष्ट संचार अभ्यास है जो महत्वपूर्ण कमजोरियों को प्रकट कर सकता है। शायद सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह आपके कर्मचारियों को एक-दूसरे के साथ बंधने और एक-दूसरे को बेहतर तरीके से जानने का मौका देता है।

संचार के अधिक दृश्य रूपों को नियोजित करें

लिखित भाषा में महारत हासिल करना हमेशा फायदेमंद होता है, लेकिन ज्यादातर लोग पसंद करते हैं संचार के दृश्य रूप.

संचार के दृश्य रूप तेज, समझने में आसान और अधिकांश भाग के लिए अधिक सहज होते हैं। ग्राफ़ में डेटा को नेत्रहीन रूप से प्रदर्शित करते हुए देखना किसी के द्वारा आपके लिए संख्याओं के एक समूह को खड़खड़ाने से कहीं अधिक आसान है।

आप संचार के अधिक दृश्य रूपों को नियोजित करके अपने कार्यस्थल में आंतरिक संचार में सुधार कर सकते हैं। फ़ोटो, चित्र, आरेख और यहां तक ​​कि साधारण चीज़ें जैसे चेहरे के भाव और शरीर की भाषा भी आपकी बातों को संप्रेषित करने में मदद कर सकती हैं।

कोचिंग और शिक्षण के अवसरों की तलाश करें

आपके सभी कर्मचारी डिफ़ॉल्ट रूप से मजबूत संचारक नहीं होंगे। यह बिल्कुल ठीक है।

कोई भी व्यक्ति एक बेहतर संचारक बन सकता है यदि उसके पास सही कोचिंग और अभ्यास हो। जब आप देखते हैं कि टीम का कोई सदस्य पिछड़ रहा है, या संचार के किसी विशिष्ट पहलू से जूझ रहा है, तो उन्हें एक तरफ खींच लें और इसे एक कोचिंग या शिक्षण अवसर के रूप में मानें। यह व्यक्ति विशेष रूप से क्या गलत कर रहा है? इसे बेहतर बनाने के लिए वे क्या कदम उठा सकते हैं?

व्यक्तिगत शक्तियों और कमजोरियों को पहचानें

यह पहचानना भी महत्वपूर्ण है कि अच्छा संचार एक उद्देश्य सार्वभौमिक मानक नहीं है। अलग-अलग लोग अलग-अलग तरीकों से संवाद करते हैं, और यह पूरी तरह से स्वीकार्य है।

लिखित शब्द में महारत हासिल करने वाला कोई व्यक्ति सक्रिय बातचीत में संघर्ष कर सकता है, जबकि एक धाराप्रवाह, वाक्पटु वार्ताकार एक सुसंगत ईमेल टाइप करने में कुशल नहीं हो सकता है।

एक संचार नेता के रूप में आपकी नौकरी का एक हिस्सा इन व्यक्तिगत शक्तियों और कमजोरियों को पहचानना और उन्हें पूरा करना है। लोगों को ऐसे पदों पर रखें जो उन्हें अपने अद्वितीय संचार कौशल का यथासंभव प्रभावी ढंग से उपयोग करने की अनुमति दें – और उन लोगों को यह सीखने में मदद करने का प्रयास करें कि उनकी कमजोरियों की भरपाई कैसे करें।

अपने कर्मचारियों पर हावी न हों

बचना ज़रूरी है अपने कर्मचारियों को अधिक काम करना या ओवरलोड करना.

इस गाइड में कई रणनीतियाँ और उपकरण हैं जिनका उपयोग आप अपने कर्मचारियों को बेहतर संचारक बनने में मदद करने के लिए कर सकते हैं। हालांकि, यदि आप उन्हें नई संचार आवश्यकताओं के साथ बमबारी करते हैं और उन्हें प्रशिक्षण के साथ अधिभारित करते हैं, तो शायद यह टिकने वाला नहीं है।

बेहतर आंतरिक संचार एक ऐसी चीज है जो समय के साथ विकसित होती है, इसलिए बच्चे के कदम उठाना और अधिक पुनरावृत्त, क्षमाशील दृष्टिकोण रखना एक अच्छा विचार है।

प्रतिक्रिया इकट्ठा करें

सभी स्तरों पर, अपने कर्मचारियों और टीम लीडर्स से फीडबैक एकत्र करने पर विचार करें।

वे आंतरिक संचार से किन क्षेत्रों में संतुष्ट हैं? किस प्रकार के आंतरिक संचार अक्सर शिकायतों का लक्ष्य होते हैं? इस तरह, आप अपने संगठन के आंतरिक संचार “पल्स” के लिए बेहतर अनुभव प्राप्त कर सकते हैं – और आप अपनी संचार सुधार रणनीति में अधिक लक्षित हो सकते हैं।

इन रणनीतियों और भरपूर धैर्य के साथ, आपको अपने आंतरिक टीम संचार की स्पष्टता और दक्षता में लगातार सुधार देखने की स्थिति में होना चाहिए। एक बार जब आपके पास एक ठोस आधार हो, तो बेहतर आंतरिक संचार की संभावना स्वयं-स्थायी हो जाएगी। अच्छी संचार बुनियादी बातों को आपकी कंपनी संस्कृति में शामिल किया जाएगा। इससे लगातार बने रहना और टीम के नए सदस्यों को शामिल करना बहुत आसान हो जाता है।

इसका मतलब यह नहीं है कि आप आंतरिक संचार पर ध्यान देना बंद कर सकते हैं – लेकिन आप जीत का जश्न मनाने के लिए कुछ समय निकाल सकते हैं।

फीचर्ड इमेज क्रेडिट: फेलिसिटी ताई; पेक्सल्स। आपको धन्यवाद!

दीना रिची

दीना रिची

ReadWrite में प्रबंध संपादक

डीनना रीडराइट में प्रबंध संपादक हैं। इससे पहले उन्होंने स्टार्टअप ग्राइंड के लिए प्रधान संपादक के रूप में काम किया और सामग्री प्रबंधन और सामग्री विकास में 20+ से अधिक वर्षों का अनुभव है।

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